I.  CƠ SỞ THỰC HIỆN

1. Mục đích: Thống nhất trình tự thủ tục và phân công trách nhiệm trong việc tiếp khách quốc tế trong toàn Đại học Đà Nẵng (ĐHĐN).

2. Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho quá trình đón tiếp các đoàn khách quốc tế với quy mô khác nhau và có liên quan đến nhiều đơn vị.

3. Căn cứ

- Luật nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam (Luật số 47/2014/QH13);

- Nghị định số 102/2013/NĐ-CP ngày 05/9/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam;

- Thông tư số 03/2014/TT-BLĐTBXH ngày 20/01/2014 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 102/2013/NĐ-CP bắt đầu có hiệu lực kể từ ngày 10 tháng 3 năm 2014;

- Thông tư liên tịch số 01/2012/TTLT-BCA-BNG ngày 03/01/2012 sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư liên tịch số 04/2002/TTLT-BCA-BNG ngày 29/01/2002 và Thông tư liên tịch số 05/2009/TTLT/BCA-BNG ngày 12/5/2009 hướng dẫn thủ tục giải quyết cho công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài đăng ký thường trú tại Việt Nam;

- Thông tư số 04/2015/TT-BCA ngày 05/01/2015 của Bộ Công an quy định mẫu giấy tờ liên quan đến việc xuất cảnh, nhập cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam;

- Công văn số 371/A37-P2, ngày 06/9/2011 của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Bộ Công an về việc giải quyết thủ tục xuất nhập cảnh cho người nước ngoài.

II. QUY TRÌNH

1. Quy trình báo đoàn khách và báo cáo        

1.1 Báo đoàn khách đến làm việc tại đơn vị

a) Các đơn vị gửi Công văn báo đoàn khách đến (theo mẫu) cho ĐHĐN (qua Ban Hợp tác quốc tế (HTQT)) ít nhất 10 ngày làm việc trước thời điểm dự kiến tiếp khách (trong trường hợp phát sinh ngoài kế hoạch, các đơn vị có thể báo cáo cho ĐHĐN trước ít nhất 02 ngày làm việc).

b) Ban HTQT báo cáo cho Ban Giám đốc ĐHĐN và báo đoàn khách cho các cơ quan  quản lý chức năng của Nhà nước có liên quan.

1.2 Khi đoàn khách đến làm việc tại đơn vị có kế hoạch đi thực tế tại địa phương 

khác

a) Các đơn vị gửi công văn đề nghị xin đi thực tế tại địa phương (qua Ban HTQT) ít nhất 25 ngày làm việc trước thời đoàn  dự kiến đi thực tế tại các địa phương.

b) Ban HTQT xin ý kiến của Ban Giám đốc ĐHĐN và chịu trách nhiệm gửi công văn cho các địa phương. Sau khi có ý kiến của các địa phương, Ban HTQT sẽ  gửi kết quản / phản hồi cho các đơn vị

1.3 Báo cáo

Các đơn vị lập danh sách đoàn khách đến và báo cáo kết quả làm việc định kỳ 03 tháng/lần (trước ngày 30 các tháng 3,6,9,12) cho ĐHĐN (qua Ban HTQT).

2. Quy định trách nhiệm 

2.1 Ban Giám đốc

- Quản lý chung;

- Xem xét, phê duyệt và tiếp khách.

2.2 Ban Hợp tác quốc tế

- Chuẩn bị công văn xin tiếp khách, lập kế hoạch tiếp khách trình Ban Giám đốc ĐHĐN phê duyệt và tiếp khách;

- Liên hệ các đơn vị liên quan hỗ trợ tiếp khách;

- Là đầu mối tiếp nhận và xử lý hồ sơ báo đoàn đến của các đơn vị;

- Báo cáo kết quả cho Ban Giám đốc ĐHĐN;

- Báo cáo các cơ quan chức năng về đoàn khách đến tại ĐHĐN theo định kỳ và đột xuất khi được yêu cầu.

2.3 Thủ trưởng các đơn vị

- Quản lý đoàn khách đến làm việc tại đơn vị;

- Tiếp các đoàn khách đến làm việc tại đơn vị.

2.4 Bộ phận hợp tác quốc tế của các đơn vị

- Lập hồ sơ báo đoàn khách đến làm việc trình thủ trưởng đơn vị phê duyệt;

- Báo đoàn khách đến làm việc tại đơn vị cho ĐHĐN (qua Ban HTQT);

- Chuẩn bị nội dung buổi làm việc;

- Báo cáo kết quả làm việc tại đơn vị cho Thủ trưởng đơn vị và cho ĐHĐN (qua Ban HTQT)

III. LƯU ĐỒ QUY TRÌNH XIN PHÉP ĐOÀN VÀO

►Ghi chú: Tải các biểu mẫu liên quan tại đây: HTQT-ĐV01-02