I. QUY TRÌNH CÔNG TÁC

1. CƠ SỞ THỰC HIỆN:

1.1. Mục đích, phạm vi áp dụng:

a. Mục đích: Thống nhất trình tự, thủ tục và phân công trách nhiệm trong việc thực hiện đề xuất đoàn ra.

b. Phạm vi áp dụng: Các đơn vị thành viên, các đơn vị thuộc và trực thuộc Đại học Đà Nẵng; cán bộ, công chức, viên chức, người lao động; nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên của ĐHĐN khi đi công tác/ học tập nước ngoài.

1.2. Văn bản áp dụng/ căn cứ:

- Luật số:34/2018/QH14 ngày 19/11/2018 của Quốc Hội: Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Giáo dục Đại học.

- Quy định về “Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và các ban chức năng Đại học Đà Nẵng” ban hành kèm theo Quyết định số 1276/QĐ-ĐHĐN ngày 11/3/2016 của Giám đốc Đại học Đà Nẵng.

- Quy định “Nhiệm vụ, quyền hạn của Đại học Đà Nẵng, các cơ sở giáo dục đại học thành viên và các đơn vị trực thuộc” ban hành kèm theo Quyết định số 6950/QĐ-ĐHĐN ngày 01/12/2014 của Giám đốc Đại học Đà Nẵng.

- Quy định về “Quản lý việc ra nước ngoài của cán bộ, viên chức thuộc các cơ sở giáo dục đại học thành viên và các đơn vị trực thuộc Đại học Đà Nẵng” ban hành kèm theo Quyết định số 5118/QĐ-ĐHĐN ngày 29/8/2014 của Giám đốc Đại học Đà Nẵng.

- Quy chế Đào tạo, bồi dưỡng trong nước và nước ngoài của cán bộ, viên chức ĐHĐN ban hành kèm theo Quyết định 2211/QĐ-ĐHĐN ngày 30/5/2016 của Đại học Đà Nẵng ban hành.

- Quyết định số 58/2012/QĐ-TTg ngày 24/12/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc sử dụng và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ.

- Quy định về “Công tác quản lý hoạt động hợp tác quốc tế của Đại học Đà Nẵng” ban hành kèm theo Quyết định số 1489/QĐ-ĐHĐN ngày 06/5/2020 của Giám đốc Đại học Đà Nẵng.

1.3. Giải thích từ ngữ, từ viết tắt:

a. Từ viết tắt:

- ĐHĐN: Đại học Đà Nẵng

- GĐ: Giám đốc

- Ban TCCB:  Ban Tổ chức Cán bộ

- Ban CTHSSV: Ban Công tác Học sinh Sinh viên

- Ban KHTC: Ban Kế hoạch Tài chính

- Ban HTQT: Ban Hợp tác Quốc tế

- BP HTQT: Bộ phận phụ trách Hợp tác Quốc tế của các đơn vị

- CBCCVC: Cán bộ, công chức, viên chức

- CBVC: Cán bộ, viên chức

- Người học: Nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên của ĐHĐN

- Các đơn vị: Các đơn vị thành viên, các đơn vị thuộc và trực thuộc ĐHĐN

- ĐVTV: Đơn vị thành viên

- Thủ trưởng ĐVTV: Thủ trưởng các đơn vị thành viên

- Thủ trưởng ĐVĐUQ: Thủ trưởng các đơn vị được ủy quyền ký quyết định đi công tác nước ngoài

b. Các khái niệm khác:

Các đơn vị có liên quan: là bất cứ đơn vị thành viên, đơn vị thuộc và trực thuộc ĐHĐN nào có liên quan đến việc đề xuất đoàn ra.

2. NỘI DUNG QUY TRÌNH

2.1. Lập kế hoạch đoàn ra: 

- CBVC/ người học/ đơn vị sau khi lập xong kế hoạch và dự toán kinh phí đoàn ra thì gửi đến Ban TCCB/ Ban CTHSSV thẩm định hồ sơ; BP HTQT/ Ban HTQT phối hợp kiểm tra xác nhận bản dịch giấy tờ tiếng nước ngoài; Ban KHTC phối hợp kiểm tra dự toán tài chính (nếu đoàn ra có sử dụng kinh phí từ  nguồn ngân sách nhà nước); trước khi Ban TCCB/ Ban CTHSSV trình GĐ ký phê duyệt.

- Người học của ĐVTV sau khi lập xong kế hoạch (trường hợp dưới 180 ngày (06 tháng)) và dự toán kinh phí đoàn ra gửi đến bộ phận có liên quan của ĐVTV để được xét duyệt.[A1] 

LƯU Ý:

- Các đơn vị lập kế hoạch [A2] Đoàn ra theo kế hoạch ngân sách của năm tiếp theo và các thông tin cần thiết khác (theo yêu cầu) báo cáo ĐHĐN qua Ban HTQT vào tháng 12 hằng năm (theo mẫu tại Phụ lục IV).

2.2. GĐ phê duyệt:

- Ban TCCB/ Ban CTHSSV trình GĐ phê duyệt, chuyển kết quả phê duyệt cho cá nhân/ đơn vị, Ban HTQT và các đơn vị có liên quan.

- Thủ trưởng ĐVTV quyết định kết quả phê duyệt cho đoàn ra là người học của ĐVTV đi học, thực tập ở nước ngoài (trường hợp dưới 180 ngày (06 tháng)).

2.3. Ra quyết định đoàn ra:

- Ban TCCB/ Thủ trưởng ĐVĐUQ thực hiện các thủ tục cử đoàn ra cho CBVC, theo Quy định HTQT của ĐHĐN.

- Ban CTHSSV/ Thủ trưởng ĐVTV thực hiện các thủ tục cử đoàn ra cho người học, theo Quy định HTQT của ĐHĐN.

2.4. Hỗ trợ thủ tục xuất cảnh:

- BP HTQT/ Ban HTQT hướng dẫn thực hiện các thủ tục xuất cảnh.[A3] 

2.5. Tạm ứng kinh phí đoàn ra[A4] :

- CBVC/ người học/ đơn vị lập hồ sơ tạm ứng kinh phí gửi Ban KHTC kiểm tra (nếu có). CBVC/ người học/ đơn vị nộp hồ sơ tạm ứng cho Ban KHTC để được nhận tạm ứng.

- Người học của ĐVTV nộp hồ sơ tạm ứng đi học tập, thực tập ở nước ngoài (trường hợp dưới 06 tháng) cho Ban KHTC/ ĐVTV để được giải quyết.

2.6. Tổ chức đoàn ra:

- CBVC/ người học/ đơn vị tổ chức đoàn ra theo kế hoạch đã được duyệt.

2.7 Gia hạn thời gian công tác, học tập ở nước ngoài của CBCCVC và người học:

- Ban TCCB/ Thủ trưởng ĐVĐUQ thực hiện các thủ tục gia hạn đoàn ra cho CBVC, theo Quy định HTQT của ĐHĐN.

- Ban CTHSSV/ Thủ trưởng ĐVTV thực hiện các thủ tục gia hạn đoàn ra cho người học, theo Quy định HTQT của ĐHĐN.

2.8. Báo cáo kết quả và quyết toán:

- CBVC/ người học/ đơn vị đoàn ra báo cáo kết quả chuyến công tác cho Ban HTQT (theo mẫu Phụ lục VI).

- CBVC/ người học/ đơn vị đoàn ra quyết toán kinh phí cho Ban KHTC (nếu sử dụng ngân sách đoàn ra).

- CBVC/ người học/ đơn vị đoàn ra thực hiện báo cáo kết quả công tác nước ngoài và thủ tục và hồ sơ tiếp nhận lại đoàn ra theo khoản 4 Điều 13 của Quy định về “Công tác quản lý hoạt động hợp tác quốc tế của Đại học Đà Nẵng” ban hành kèm theo Quyết định số 1489/QĐ-ĐHĐN ngày 06/5/2020 của Giám đốc Đại học Đà Nẵng..

2.9. Tiếp nhận CBCCVC/ người học công tác, học tập ở nước ngoài về:

- Ban TCCB/ Thủ trưởng ĐVĐUQ thực hiện các thủ tục tiếp nhận lại đoàn ra cho CBVC, theo Quy định HTQT của ĐHĐN.

- Ban CTHSSV/ Thủ trưởng ĐVTV thực hiện các thủ tục tiếp nhận lại đoàn ra cho người học, theo Quy định HTQT của ĐHĐN.

- CBCCVC/ người học/ đơn vị đoàn ra có trách nhiệm thực hiện các thủ tục tiếp nhận, theo Quy định HTQT của ĐHĐN.

2.10. Chế độ báo cáo:

Thủ trưởng các đơn vị cử CBCCVC và người học đi công tác, học tập ở nước ngoài chịu trách nhiệm báo cáo định kỳ 06 tháng/ lần cho Ban TCCB (đối với CBVC) và Ban CTHSSV (đối với người học) và gửi bản sao cho Ban HTQT để theo dõi (theo mẫu tại Phụ lục V).

2.11. Quy định về thời hạn gửi hồ sơ đoàn ra:

- CBVC/ đơn vị lập hồ sơ theo Quy định ban hành kèm theo Quyết định số 5118/QĐ-ĐHĐN ngày 29/8/2014 của Giám đốc ĐHĐN.

- Người học/ đơn vị gửi hồ sơ từng đoàn ra trước khi tổ chức đoàn ra ít nhất 20 ngày làm việc.

- CBVC/ người học/ đơn vị gửi hồ sơ xin gia hạn của đoàn ra trước ngày hết hạn công tác, học tập ít nhất 30 ngày làm việc.

- CBVC/ người học/ đơn vị phải trình diện để hoàn thiện hồ sơ báo cáo kết quả công tác, học tập ở nước ngoài và trình ĐHĐN qua Ban TCCB/ Ban CTHSSV chậm nhất 30 ngày làm việc sau chuyến đi.

- Người học của ĐVTV ra nước ngoài (trường hợp dưới 06 tháng) phải trình diện để hoàn thiện hồ sơ báo cáo kết quả học tập, thực tập ở nước ngoài tại các ĐVTV chậm nhất 30 ngày làm việc sau chuyến đi.

3. QUY ĐỊNH TRÁCH NHIỆM

3.1. Giám đốc ĐHĐN:

- Quản lý chung.

- Xem xét và phê duyệt.

3.2. Ban Tổ chức Cán bộ:

- Kiểm tra hồ sơ đoàn ra.

- Lập quyết định cử, gia hạn và thu nhận lại đoàn ra đối với CBVC/ đơn vị theo từng trường hợp đã được quy định.

3.3. Ban Công tác Học sinh Sinh viên:

- Kiểm tra hồ sơ đoàn ra.

- Lập quyết định cử, gia hạn và thu nhận lại đoàn ra đối với người học/ đơn vị theo từng trường hợp đã được quy định.

3.4. Ban Kế hoạch Tài chính:

- Phối hợp kiểm tra dự toán kinh phí.

- Thực hiện quy trình tạm ứng và quyết toán theo quy định.

- Lưu trữ các văn bản.

3.5. Ban Hợp tác Quốc tế:

- Hỗ trợ hướng dẫn các thủ tục xuất cảnh.

- Xác nhận bản dịch giấy tờ tiếng nước ngoài (nếu có).

- Phối hợp kiểm tra hồ sơ đoàn ra.

- Tiếp nhận các báo cáo về đoàn ra.

3.6. Các đơn vị có liên quan khác:

- Lập hồ sơ đoàn ra, đề xuất kế hoạch, thành phần tham dự và dự toán kinh phí đoàn ra.

- Đề xuất gia hạn thời gian công tác, học tập; Lập quyết định cử, gia hạn, thu nhận lại đoàn ra (nếu có) đối với từng trường hợp đã được quy định.

- Xác nhận bản dịch giấy tờ tiếng nước ngoài (nếu có).

- Phối hợp kiểm tra hồ sơ đoàn ra.

- Báo cáo đoàn ra.

►Ghi chú: Tải các biểu mẫu liên quan tại đây: HTQT-ĐR